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索 引  號: 003138830/201811-00056 信息分類: 部門文件 / 公安、安全、司法 / 公民 / 其他
發布機構: 黃山市司法局 發文日期:
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信息格式: DOC 生命周期: 其他
名       稱: 关于加强社区矫正档案规范管理和提升证据化水平工作的通知 黄司通〔2018〕51号
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关于加强社区矫正档案规范管理和提升证据化水平工作的通知 黄司通〔2018〕51号

發布機構:    黃山市司法局     发布日期:2018-11-21     信息来源: 市司法局     浏览次数:509

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各區縣司法局:

安徽省司法厅、安徽省档案局《安徽省社区矫正人员档案管理办法(试行)》(皖司通〔2013〕21号)印发后 ,市司法局、市档案局制定印发了全市社区矫正档案规范提升工作方案,通过持续推动和督导,目前屯溪区、黄山区、休宁县、祁门县社区矫正档案在形式上己通过省一级达标验收,为档案使用、提升效率奠定了良好基础,其他未达标的区县也正努力创造条件积极申报。但是,在今年以来的社区矫正工作督查中,局部地区的社区矫正档案管理不规范和证据化水平较低的问题仍然较为突出,市社矫局在个别案件档案调阅中发现的档案形式化、不规范问题甚至十分严重。为进一步加强社区矫正档案规范管理和提升证据化水平,现就有关工作通知如下:

一、充分認識檔案規範和證據化的重要性

社區矯正是一項嚴肅的刑罰執行工作,社區矯正檔案是司法行政部門對社區服刑人員實施社區矯正過程中形成的接收登記、考核獎懲、管理審批、解除矯正等具有保存價值的執法文書集合,對于做好社區服刑人員的監督管理、教育矯正、社會適應性幫扶等工作具有基礎性作用,規範管理和確保社區矯正檔案的證據化是開展好社區矯正工作的基本要求,各地要高度重視此項工作,切實按照上級部門相關規定組織貫徹落實。

二、認真開展“回頭看”鞏固前期工作成果

己通過省級達標驗收的區縣,要開展“回頭看”活動,查找檔案管理工作中可能仍然存在的軟硬件不足問題,及時整改補齊短板,進一步鞏固好前期創建達標工作成果。未通過達標驗收的區縣,要全面認真地梳理前期爭創工作,主動與各地檔案主管部門對接,對照工作標准,收集整理好檔案資料、科學合理設置好保存和調閱功能區間、制訂完善檔案工作制度,在自查、初審、完備的基礎上積極開展達標驗收申報工作。爭取今年年度內全市各社區矯正機構檔案管理達標驗收工作全面完成。

三、嚴格執行檔案保管和查閱紀律

在安徽省司法廳、安徽省檔案局《安徽省社區矯正人員檔案管理辦法(試行)》(皖司通〔2013〕21號)的基礎上,結合我市實際,強調以下社區矯正檔案保管和查閱紀律:

1.外單位和外來人員查閱社區矯正檔案,必須履行登記手續,須持縣級以上政府或政法機關等單位介紹信和出示本人有效身份或執法證件等(如爲執法事項,依法須有2人以上出示有效執法證件),經縣級司法行政機關核實批准後,由外單位和外來人員在檔案查閱登記簿上詳細登記簽字後,在指定地點閱卷。外單位和外來人員介紹信和有效身份或執法證件複印件要留存備查。司法行政系統內部查閱,由檔案保管主體負責在查閱登記簿上登記。涉密的社區矯正檔案按照相關保密規定執行。

2.任何人員在查閱社區矯正檔案時,不得遺失、塗改、拆散、裁剪、鈎劃、批注檔案。

3.在返還檔案歸檔前,檔案管理主體要當面查驗,如發現第2點規定的損壞檔案情形等,應及時追查責任,嚴肅處理。閱卷人摘抄或複印的材料,經檔案人員核對無誤後,可簽署核實意見,並經縣級司法行政機關領導批准後,加蓋公章。

4.社區矯正檔案原則上不外出調閱。如有特殊情況需外調的,需經縣級司法行政機關分管領導批准。調出時要點清登記,並及時返還歸檔。

5.未成年社區服刑人員相關犯罪記錄應當予以封存,不得向任何單位和個人提供。司法機關因辦案需要或者有關單位根據國家規定進行查閱的,應嚴格辦理登記手續。依法查閱的單位,應當對被封存的犯罪記錄情況予以保密。

6.在社區矯正檔案形成和管理過程中,造成檔案損毀、丟失等情形的,對直接負責的主管人員和其他直接責任人給予相應處分;構成犯罪的依法追究刑事責任。

四、其他要求

1.社區服刑人員工作檔案和執行檔案應當做到材料齊全,一人一檔。組卷檔案的文書印刷格式和紙張使用,應按照《黨政機關公文格式》(GB/T9704-2012)的要求執行,用紙采用國際標准A4型,對于一式多份且需要加蓋騎縫章的文件,采用A3型或A3拼接型,左側裝訂。文件標題字體一般用2號小標宋體字,正文字體一般用3號仿宋體字,欄目較多的表格式文書,填寫時可用小四號仿宋字體。

2.社區服刑人員解除矯正、死亡、被收監執行或被判處監禁刑後,應在10個工作日內將該社區服刑人員檔案移交縣級司法行政機關檔案部門集中統一保管。因變更居住地、重新犯罪、撤銷緩刑、假釋或者收監執行的應及時做好檔案交接登記手續。應定期對檔案進行檢查和清點。

3.各區縣司法局近期要組織一次專題學習,學習《安徽省社區矯正工作流程指引》第228頁至第238頁相關內容和市社區矯正監管檔案證據化重點目錄及采集要求(附後),切實做好加強檔案管理和提升證據化水平工作,以刑事證據標准對社區矯正實施全過程檔案制作、收集、整理、留存、歸檔,確保檔案規範和證據化。

4.請各區縣司法局負責印制統一的查閱登記簿發放,並于2018年12月1日起正式啓用。


附件:1.縣(區)、司法所社區服刑人員檔案查閱登記簿

2.市社區矯正監管檔案證據化重點目錄及采集要求



黃山市司法局

2018年11月21日













附件1

   縣(區)社區服刑人員檔案查閱登記簿

查閱日期

查閱地點

單位介紹信及有效證件種類和編號

閱卷宗號

閱卷人摘抄或複印的材料內容簡述或其它情況備注

批准閱卷機關名稱、批准人

查閱人或外借人簽名

經辦人簽名

























































 


附件2    黃山市社區矯正監管檔案證據化重點目錄及采集要求


一、思想彙報

相關彙報表格欄目(要求社區服刑人員親筆填寫,彙報內容須包括參加學習、教育、公益勞動情況和日常表現等內容;對文盲或因其他原因無法親筆書寫的,錄制口頭思想彙報,內容同前)

二、走訪記錄

走訪登記簿、監督登記簿等(要求如實填寫時間、地點、對象等信息,監督人須親筆簽名;走訪過程的照片、錄像等)

三、集中教育

集中教育情況記載簿等(要求社區服刑人員簽到或畫押,授課人簽名;集中教育過程的照片、錄像等)

四、公益勞動

公益勞動情況記載簿等(要求社區服刑人員簽到或畫押;公益勞動服務地方或單位簽章;公益勞動現場勞動前後的照片、錄像等)

五、外出請假

1.因病請假

請假審批表等(要求請假時提供相關病曆、發票和確需外出就醫手續;回來後提供車票、油票、外地住宿票、過境費票等和外地就醫病曆、發票等;請假期間司法所要隨機進行微信執法核查)

2.重大家庭變故請假

請假審批表等(要求請假時提供相關事項證明材料;回來後提供車票、油票、外地住宿票、過境費票等和相關事項發生證明及處理相關事項證明;請假期間司法所要隨機進行微信執法核查)

六、病情複查

病情複查意見書等(要求按照時間要求提供指定醫院的有效病情複查意見書)

七、獎懲

獎懲審批表等(要求采集獎懲情形相應的社區服刑人員自認筆錄、照片、截屏圖片、執法錄像等)

八、微信執法核查

執法核查截屏和執法記錄視頻等(要求通過執法記錄儀等全程采集微信執法核查過程,相關設備出于免提和大音量模式)

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